Comment gérer son budget avec Excel

Soyons honnêtes : Même s’il existe sur le marché plusieurs applications et logiciel de gestion de compte pour gérer son budget et faire ses comptes, il se peut que vous ayez des difficultés à trouver un programme qui réponde exactement à vos besoins.

De plus, certaines applications sont gratuites alors que d’autres sont payantes. Et, il y a fort à parier, que si vous cherchez une manière de gérer votre budget, vous ne vouliez pas encore dépenser une somme tous les mois dans une application qui ne vous convient pas.

Bienvenue dans le monde d’Excel.

Établir un budget avec Excel peut sembler une tâche compliquée, surtout si vous n’avez jamais utilisé ce logiciel. Je vous rassure, vous n’avez pas besoin d’être un expert-comptable, ni un as de l’informatique pour utiliser Excel et vous faire une feuille de calcul de Budget qui vous permettra d’améliorer vos finances.

Que votre budget soit simple ou complexe, ce guide vous apprendra, étape par étape, à établir un budget avec Excel. Vous pourrez rapidement le personnaliser pour répondre aux besoins particuliers de votre famille en matière de budget.

Précisons que ce tutoriel a été fait avec la version Mac d’Excel. Vous retrouverez à peu de choses près les mêmes fonctions dans la version Windows d’Excel.

Vous êtes prêt ? Alors allons-y !

Comment établir un budget avec Excel à l’aide de modèles préétablis

La façon la plus simple et la plus rapide pour apprendre à bien gérer votre budget est de créer un modèle de budget avec Excel et d’utiliser la bibliothèque de modèles préétablis incluse dans le logiciel.

Si vous ne savez pas par où commencer, je vous conseille vraiment de commencer par l’un des modèles de budget du logiciel pour avoir une idée de ce que vous pourriez vouloir inclure dans votre propre budget.

Lorsque vous ouvrez Excel, il vous suffit d’aller dans le menu Fichier > Nouveau, puis de rechercher le terme « budget ». Plusieurs modèles de budget s’afficheront, tels que budget ménage, budget mariage, budget marketing, un calculateur de dépenses personnelles, un budget de vacances, etc.

budget excel - modèles

Par exemple, si j’utilisais le tableur budget familial mensuel, j’obtiendrais une feuille de calcul prédéfinie avec une vue d’ensemble du budget sur le premier onglet. Vous pouvez changer les titres dans cet onglet, mais ne touchez à aucune case qui comporte une formule.

comment gerer son budget excel - budget famille

Si vous cliquez sur « 1585 », vous verrez « =D17-SOMME(DétailsBudget[Coût prévu]) » apparaître à côté de la zone de saisie fx. Si vous jouez avec les formules, vous allez vous amuser avec les calculs automatiques qui rendent Excel si facile à utiliser.

Au lieu de modifier les formules, vous trouverez des cases pour saisir vos données dans les deux autres onglets – Dépenses mensuelles et Données supplémentaires. Ces chiffres alimentent automatiquement l’onglet Rapport sur le Budget Mensuel pour vous permettre de suivre vos revenus et vos dépenses.

Personnalisation d’un modèle préétabli

Si vous souhaitez modifier le modèle existant, il vous suffit de sélectionner l’endroit où vous souhaitez ajouter une case et de faire un clic droit. Faites défiler vers le bas jusqu’à « Insérer » et choisissez d’ajouter soit « Colonnes du tableau à gauche », soit « Lignes du tableau au-dessus ». Cela devrait automatiquement synchroniser les nouvelles informations avec les onglets existants. Si ce n’est pas le cas, sélectionnez la petite flèche vers le bas à côté de la colonne « Projected », et vous pourrez inclure votre nouvelle colonne dans les calculs.

Vous pouvez également supprimer les sections dont vous n’avez pas besoin. Par exemple, si vous n’avez pas besoin de la ligne des prêts dans votre onglet Dépenses mensuelles, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’onglet, de sélectionner « Supprimer » et « Lignes du tableau ».

C’est vraiment aussi simple que cela !

Comment établir un budget en Excel à partir de zéro

Besoin de personnaliser encore plus votre budget ? Vous pouvez également créer une feuille de calcul budgétaire Excel à partir d’une feuille vierge ! Voici comment établir un budget avec Excel à partir de zéro, avec quelques-uns de mes conseils et astuces préférés pour personnaliser votre nouveau budget.

Étape 1 : Ouvrir un classeur vierge

Votre objectif est de créer un budget à base zéro où vous comptabilisez chaque euro dépensé et gagné. C’est un excellent moyen de suivre votre argent, car il est d’une précision redoutable. Honnêtement, une fois que vous aurez commencé à utiliser ce type de budget, je ne pense pas que vous en utilisiez d’autre.

Commencez par ouvrir Excel et choisissez « Nouveau Classeur » ou allez dans Fichier>Nouveau Classeur.

comment gerer son budget excel - nouveau classeur

budget excel - feuille vierge

Vous avez maintenant une nouvelle feuille de calcul pour commencer.

Étape 2 : Configurez votre onglet de revenu

Une fois que vous avez une feuille de calcul vierge, réservez des colonnes qui vous serviront d’en-tête pour le mois.

Pour ce faire, sélectionnez les deux premières lignes des colonnes A à G et sélectionnez « Fusionner et centrer » dans le menu « Accueil » du classeur.

excel - fusionner les cellules

Toute la section devient alors A1, et vous pouvez la nommer comme vous le souhaitez.

gerer son budget avec excel

budget excel - tutoriel

Ensuite, sélectionnez les cellules A3-A11, choisissez « Fusionner et centrer », puis écrivez et centrez le mot « REVENUS ». Si vous voulez faire preuve de créativité, n’hésitez pas à choisir des polices et des couleurs différentes.

Puis, fusionnez les cellules B3 & C3 et étiquetez-les comme « PROVENANCE » pour représenter l’endroit où votre revenu est généré – c’est-à-dire votre salaire principal, votre emploi secondaire, etc.

Vous pouvez également fusionner chaque ligne de B&C individuellement dans la ligne 11.

Inscrivez “DATE” dans la cellule D3 pour vous aider à suivre la date d’entrée de ce paiement. L’ajout d’une section « DATE » est facultatif. C’est utile si vos sources de revenus sont variées chaque mois. Si vos salaires sont prévisibles inutile de prévoir une colonne “DATE”.

Ensuite, indiquez « PRÉVU » dans la cellule E3 . Il s’agit du montant des revenus que vous prévoyez de percevoir. Mettez la mention « RÉEL » dans la cellule F3, Cette colonne représente le montant réel qui arrive sur votre compte en banque ( avec un peu de chance, plus élevé que ce que vous aviez prévu ).

Enfin, une colonne « ÉCART » dans la cellule G3 permet de suivre automatiquement la différence entre vos revenus prévus et vos revenus réels.

Vous devriez avoir quelque chose de similaire à la capture d’écran ci-dessous.

logiciel gestion budget familial gratuit excel

Étape 3 : Ajout de formules pour l’automatisation

Pour rendre votre modèle de budget un peu plus attrayant visuellement, sélectionnez toute la section. Ensuite, utilisez l’outil « Bordure » de l’onglet « Accueil » (qui ressemble à un carré divisé en quatre) et choisissez « Toutes les bordures ». Pour faciliter la lecture, vous pouvez également mettre des couleurs dans certaines certaines zones.

tuto budget excel - ajout de couleurs

Maintenant que l’aspect de votre feuille de calcul vous convient, il est temps d’ajouter les formules qui vous permettront de suivre automatiquement tout ce qui se passe. Dans l’exemple ci-dessus, j’ai ajouté « TOTAL » à la cellule B11. Cependant, si vous avez plus de lignes de revenus, vous pouvez l’ajouter en dessous de la dernière ligne de revenus (en B20 par ex ).

tutoriel excel - gerer son budget - calcul de sommes

Une fois que vous avez votre cellule « TOTAL », sélectionnez la cellule qui se trouve à l’intersection de la ligne “TOTAL” et de la colonne “PRÉVU” et cliquez sur la fonction « Somme Automatique » pour obtenir le total des revenus prévus pour le mois. Il suffit alors de sélectionner toutes les cellules que vous voulez additionner automatiquement ( copie d’écran ci-dessus ).

Bien entendu, vous devrez remplacer les cellules E4 et E10 par la plage de cellules que vous souhaitez additionner. Répétez ce processus pour vos colonnes « RÉEL » et « ÉCART ».

budget excel - saisie des données

Pour calculer automatiquement la différence entre votre revenu « Prévu » et « Réel », entrez la formule « =F4-E4 » après chaque ligne. Là encore, remplacez les F4 et E4 par les cellules correspondant à vos sections « Réel » et « Prévu ». Répétez cette opération pour chaque ligne de revenus.

Étape 4 : Ajoutez vos dépenses

Une fois que la section des revenus est déterminée, il est temps de calculer vos dépenses. Vous pouvez soit le faire sur la même feuille, soit en commencer une nouvelle. Pour conserver les dépenses sur la même feuille, créez une nouvelle zone sous la section « Revenus » et personnalisez-la comme vous le souhaitez.
Ensuite, utilisez les mêmes intitulés de colonne – DATE, PRÉVU, RÉEL et ÉCART – comme vous l’avez fait précédemment.

budget excel tutoriel - calcul des écarts

Créez les formules de la même manière que vous l’avez fait précédemment, à une exception près. Dans la colonne « Différence », plutôt que d’utiliser la formule « =(Nombre réel – Nombre prévu) », vous devrez la modifier. Pour calculer vos dépenses, vous devez utiliser la formule « =(Nombre prévu-Nombre réel) » pour calculer le montant de vos dépenses excédentaires.

Si vous préférez inscrire vos dépenses sur une feuille séparée, il vous suffit de cliquer sur le signe + en bas de la « feuille 1 ». Vous pouvez ensuite renommer chaque feuille en cliquant avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant « Renommer ».

En listant vos dépenses, vous pouvez personnaliser les catégories à votre convenance. Soyez aussi précis que vous le souhaitez.

Dans l’exemple ci-dessus, je ne me suis pas attardé à faire une catégorisation exhaustive de toutes les dépenses possibles. Mais de votre côté n’hésitez pas à tout lister : abonnements, dépenses courantes, factures récurrentes, loisirs, charges fixes etc …

Selon les familles et la situation financière de chacun, les postes de dépenses peuvent être très différents, à vous de voir ce que vous voulez inclure dans votre tableau Excel.

Plus vous serez précis et plus maîtriser votre budget deviendra un jeu d’enfants

L’essentiel est de faciliter le suivi de vos dépenses habituelles. Certaines personnes peuvent vouloir suivre leurs dépenses de gaz naturel, d’ordures et d’électricité séparément, tandis que d’autres peuvent vouloir les regrouper sous la rubrique « services publics ».

C’est absolument à vous de décider !

Étape 5 : Ajouter d’autres sections

C’est maintenant que ça commence à devenir amusant ! Ajoutez autant de sections ou de feuilles que vous le souhaitez. Dans l’exemple, j’ai ajouté une section « FONDS » qui permettra de créer une trésorerie en cas de coup dur et une section « ÉPARGNE ».

Vous remarquerez peut-être que j’ai supprimé la colonne « ÉCART » de ces sections, car nous ne sommes pas préoccupés par la “sur-épargne”. Si vous souhaitez voir combien vous avez épargné en plus de ce que vous aviez prévu, n’hésitez pas à les laisser.

excel - budgetisation

Étape 6 : Le bilan final

Une fois que vous avez créé toutes les sections que vous voulez suivre, il est important de toujours connaître l’état de vos finances. Heureusement, vous pouvez mettre de côté votre calculatrice et faire votre suivi automatiquement dans Excel.

Bilan final sur la même feuille

Si vous gardez tout sur une seule feuille, c’est super facile. Il vous suffit de créer une autre section au bas de la feuille. Ensuite, étiquetez une ligne « DÉPENSES TOTALES » et une autre « SOLDE FINAL ». C’est un moyen facile de vous aider à comparer vos totaux prévus à vos totaux réels.

Pour calculer le budget total prévu, entrez la formule « =SOMME(Total des dépenses prévues, Total des fonds prévus, Total des économies prévues) ». Ensuite, pour calculer votre solde prévisionnel, utilisez la formule « =(Total des dépenses prévues – Total des recettes prévues) ». Faites de même pour les sections des dépenses et du solde réels, mais utilisez plutôt les totaux réels.

N’oubliez pas que pour le solde final, vous devez faire le total dépensé moins le total des revenus pour obtenir un total exact.

Dans mon exemple fictif ci-dessous, le budget est dépassé de 115 €. Comme nous l’avons répertorié dans une feuille de calcul, il est très facile de voir où la famille a dépensé en trop et en moins. Et c’est là tout l’intérêt : rendre le suivi de votre argent aussi facile que possible pour que vous sachiez où chaque euro est dépensé.

budgétisation excel

Bilan final sur une nouvelle feuille

Si vous avez créé des feuilles séparées pour vos dépenses, vos économies et vos autres fonds, choisissez la feuille sur laquelle vous voulez inscrire le total. Vous pouvez soit ajouter le total à la première feuille, soit créer une nouvelle feuille uniquement pour le total des soldes.

budget excel tutoriel - gestion multi feuilles

Pour l’exemple ci-dessus, j’ai étiqueté ma première feuille “REVDEP” ( Revenus & Dépenses ) et j’ai ajouté une nouvelle feuille “BILAN” à la toute fin. La feuille de bilan calculera le total des dépenses prévues et le solde final prévu, ainsi que les totaux des dépenses réelles et du solde final.

Pour calculer les totaux des différentes feuilles, cliquez sur la cellule où vous voulez que le total apparaisse et entrez le signe “=”. Un champ de saisi apparaît dans lequel vous pouvez saisir la formule de calcul. Il suffit de cliquer sur les cellules concernées et de saisir le signe de l’opération désirée.

Dans l’exemple, la formule est « =SOMME(REVDEP!E23+REVDEP!D29+REVDEP!D34) ».

Heureusement vous n’avez pas à tout saisir, suivez ce process :

  1. mettez vous sur le cellule D2 ( de la feuille BILAN ) )
  2. saisissez le signe “=” → un champ de saisie apparaît
  3. cliquez sur l’onglet de la feuille REVDEP
  4. cliquez sur la cellule E23 ( de la feuille REVDEP )
  5. tapez le signe “+” sur le clavier
  6. cliquez sur le cellule D29 ( de la feuille REVDEP )
  7. tapez le signe “+” sur le clavier
  8. cliquez sur la cellule D34 ( de la feuille REVDEP )
  9. appuyez sur la touche ENTRÉE du clavier

Le résultat ( 7950€ ) apparaît dans la feuille bilan à l’endroit où vous avez saisi la formule.

Répétez cette opération pour votre total prévu et votre total réel.

Pour calculer la différence entre vos revenus et vos dépenses totales, sélectionnez la cellule où vous voulez que le solde s’affiche.

Ensuite, entrez la formule appropriée. Dans l’exemple, il s’agit de « =REVDEP!F11-BILAN!F2 ». ( revoir ci-dessus les 9 étapes )

Cette cellule affichera un chiffre négatif si vous avez dépensé plus que ce que vous avez gagné. C’est le cas dans l’exemple fictif ci-dessus.

Étape 7 : Insérer un graphique (facultatif)

L’utilisation d’un graphique est facultative, mais elle peut vous aider à mieux visualiser le montant de vos dépenses. Pour créer un camembert ou un graphique à barres qui affiche vos dépenses, vous devez d’abord créer une colonne pour les pourcentages.

budget excel - tuto - calcul des pourcentages

Comme vous pouvez le voir par l’exemple, je viens d’ajouter une autre rubrique. Pour totaliser automatiquement les pourcentages, la formule est « =TOTAL RÉEL RUBRIQUE/TOTAL RÉEL TOUTES RUBRIQUE ».

Dans notre exemple, la formule serait « =F13/F$23 ». ( le $ avant le 23 signifie de garder la ligne 23 si on recopie la formule dans les autres cellules ( pour les autres rubriques )

Saisissez cette formule pour chaque catégorie que vous voulez afficher sous forme de pourcentage ou faites un copier coller de la formule.

Pour que les chiffres s’affichent en pourcentage plutôt qu’en décimale, mettez la colonne en surbrillance et sélectionnez le « % » pour le transformer rapidement en pourcentage.

Votre pourcentage total devrait s’élever à 100 %.

gerer son budget excel - les graphiques

On crée alors une troisième feuille intitulée « GRAPHIQUE » dans laquelle on recopie les données catégories et pourcentages.

Ensuite, sélectionnez simultanément la colonne NATURE et la colonne des POURCENTAGES. Une fois que les deux sont mises en évidence, allez dans « Insérer » et choisissez le type de graphique que vous voulez.

Si vous n’aimez pas le style que vous avez choisi, vous pouvez toujours le changer par la suite en cliquant avec le bouton droit de la souris sur votre graphique et en sélectionnant « Changer le type de graphique ».

Le graphique ci-dessus est un graphique en forme de beignet et j’aime la façon dont il répartit les catégories de dépenses.

Création d’un tableur budgétaire : Derniers Conseils

Vous pouvez enregistrer votre budget Excel comme modèle à utiliser chaque mois. Si vous avez conservé vos revenus, dépenses, économies, etc. sur une seule feuille, vous pouvez également copier toutes les cases et les coller sur une nouvelle feuille.

Il vous suffit de renommer cette feuille pour un mois différent. C’est un excellent moyen d’avoir toutes vos dépenses de l’année dans un seul classeur Excel.

À la fin de l’année, vous pouvez alors créer une nouvelle formule pour additionner vos économies, vos dépenses et vos revenus annuels.

Excel peut automatiquement faire le calcul pour vous. J’ai déjà parlé de l’addition et de la soustraction, mais voici les formules de multiplication et de division :

Multiplication : Dans la cellule souhaitée, tapez « = » suivi de la cellule correspondant au nombre que vous souhaitez multiplier. Ensuite, tapez « * » et terminez par la cellule correspondant à l’autre nombre que vous voulez multiplier. Enfin, appuyez sur la touche « Entrée ». Par exemple, « =F5*H50 ».

Division : Dans la cellule souhaitée, tapez « = » suivi de la cellule correspondant au nombre que vous voulez diviser. Ensuite, tapez « / », et terminez par la cellule correspondant à l’autre nombre que vous voulez diviser. Enfin, appuyez sur la touche « Entrée ». Par exemple, « =E15/A10 ».

Disons que vous voulez que la ligne du bas additionne toutes les sommes. Plutôt que de taper la formule dans chaque cellule, vous pouvez accélérer le processus en faisant glisser la même formule sur une ligne entière. Pour ce faire, entrez la formule dans une cellule, cliquez sur la cellule après l’apparition du total, et faites glisser la case verte sur la zone où vous voulez que la formule soit appliquée. C’est aussi simple que cela.

Et si vous n’avez pas Excel ?

Si vous aimez l’idée d’utiliser un tableur budgétaire mais que votre ordinateur n’est pas équipé d’Excel, ne vous inquiétez pas. Google propose une version gratuite du tableur appelée Feuilles.

Les deux programmes se ressemblent et fonctionnent de la même manière. De plus, Google Sheets fonctionne (presque) sans problème avec Excel, ce qui signifie que vous pouvez facilement importer un modèle de budget Excel que vous avez créé dans Google Sheets .

Faites d’Excel votre propre outil

Bien que ce guide explique comment faire un budget avec Excel, ne vous limitez pas à ce que je vous ai montré ici. Excel est ultra personnalisable et vous pouvez créer une feuille qui s’adapte à n’importe quel domaine de vos finances.

N’ayez pas peur de créer une toute nouvelle feuille de calcul budgétaire pour suivre vos différents budget :

  • Le budget pour vos vacances
  • Le budget pour vos dépenses de vacances
  • Le budget pour le remboursement de vos dettes
  • Etc …

Excel peut être un excellent outil pour transformer vos habitudes de dépenses, alors jouez avec jusqu’à ce que vous soyez à l’aise. Une fois que vous l’aurez configuré, les formules automatiques d’un modèle de budget Excel peuvent même l’emporter sur le stylo et le papier pour le budget – en termes de commodité vous y gagnez largement.

Il vous suffit d’entrer les informations correctement, tous les mois ou bien au jour le jour si vous avez le temps, et tout se remplira automatiquement pour vous. En outre, vous pouvez facilement consulter plusieurs mois (ou années) de données budgétaires en quelques clics.

Ce tutoriel contient toutes les informations dont vous avez besoin, Vous n’avez pas besoin d’en savoir plus  si vous ne le souhaitez pas. Un simple modèle de budget Excel peut faire des merveilles pour la gestion de votre argent, alors ne vous sentez pas obligé de devenir un pro d’Excel.

Si vous n’apprenez pas les autres fonctions et options d’Excel, mais que vous suivez simplement ces étapes, c’est parfait.

Vous ne savez toujours pas comment commencer à établir un budget ?

Notre guide complet de l’établissement d’un budget vous accompagne dans l’estimation de vos revenus, la détermination des dépenses mensuelles, la manière de tenir un budget et d’atteindre le fameux budget à base zéro. Vous pouvez le consulter en cliquant sur le lien ci-dessus.

J’espère que ce guide sur la création d’un budget en Excel vous a été utile. Merci beaucoup pour votre lecture et bonne chance !